Page 91 - GSA Annual Report / Jaarverslag 2013

KOMMERSIËLE DIENSTE
COMMERCIAL SERVICES
89
In addition to the period during Congress, feedback is provided to the members of Grain SA at regional
and other meetings throughout the year. In March/April a letter is sent to commercial members that includes
a statement of levies received. The letter also includes invitations to the NAMPO Harvest Day for all paid-up
commercial members.
A letter is sent out during July/August containing feedback on the progress with the strategic objectives
of Grain SA. A statement of levies received is included and invitations to the Agri Mega Week are sent to
paid-up members in the Western Cape. Another letter is sent out in December, together with a statement
of levies received. Accompanying this, an exclusive SA Graan/Grain Sasol Nitro photo competition
calendar is sent to paid-up members. In the course of the year various electronic newsletters, news
flashes and SMS messages on grain-related matters and meetings are sent to members.
BRANCH STRUCTURES
For an organisation to function adequately it is vital for the right structures to be in place. Branch
structures are essential to Grain SA as an industry organisation to communicate effectively with the
various branches and members and to convey information timeously. For the same reason, sufficient
information such as the email addresses and cell phone numbers of the various members is extremely
important to Grain SA. Good progress was made during the reporting period with the updating of the
information of the various branches and members in the different regions.
Several regional meetings preceded Congress and a number of information meetings were held in the
various regions to inform members on the latest state of affairs in the grain industry and production
prospects. Farmers association and branch meetings were also visited by invitation to offer members an
opportunity to address concerns.
Gedurende die tydperk wat strek vanaf Oktober 2012 tot September 2013 het sewe opbetaalde
kommersiële lede as lid van Graan SA bedank, terwyl vier in dieselfde periode oorlede is. Graan SA
betuig hul innige simpatie met die familie van die onderskeie persone.
Bo en behalwe die tydperk gedurende Kongres, word daar ook by streeks- en ander vergaderings
deur die jaar terugvoer aan die lede van Graan SA gegee. ‘n Skrywe word gedurende Maart/April aan
kommersiële lede uitgestuur wat ‘n staat van heffings ontvang, insluit. Die skrywe sluit ook uitnodigings
na die NAMPO Oesdag in vir alle opbetaalde kommersiële lede.
‘n Skrywe word ook gedurende Julie/Augustus gestuur met terugvoer oor die vordering teen die
strategiese doelwitte van Graan SA. ‘n Staat word ook ingesluit van heffings wat ontvang is en
uitnodigings na die Agri Mega Week word aan opbetaalde lede van die Wes-Kaap saam uitgestuur. In
Desember word daar weer ‘n skrywe gerig saam met ‘n staat van heffings ontvang. Hiermee saam word
ook ‘n eksklusiewe SA Graan/Grain Sasol Nitro fotokompetisie kalender aan opbetaalde lede gestuur.
Deur die jaar word daar boonop verskeie elektroniese nuusbriewe, nuusflitse en SMS-boodskappe oor
graanverwante aangeleenthede en vergaderings aan lede gestuur.
TAKSTRUKTURE
Vir ‘n organisasie om voldoende te kan funksioneer is dit van kardinale belang dat die regte strukture in
plek is. Vir Graan SA as bedryfsorganisasie is takstrukture noodsaaklik om effektief met die onderskeie
takke en lede te kan kommunikeer en om inligting tydig oor te dra. Om dieselfde rede is voldoende
inligting, soos e-posadresse en selfoonnommers van die onderskeie lede vir Graan SA baie belangrik.
Goeie vordering is gedurende die verslagperiode gemaak met die opdatering van die inligting van die
onderskeie takke en lede in die verskillende streke.
Verskeie streeksvergaderings het Kongres voorafgegaan, terwyl daar ook ‘n aantal inligtingvergaderings
in die verskillende streke gehou is waar lede oor die nuutste stand van sake in die graanbedryf en
produksievooruitsigte ingelig kon word. Boerevereniging- en takvergaderings is voorts op uitnodiging
besoek om sodoende ook aan lede die geleentheid te bied om kwelpunte uit te lig.
Verskeie
elektroniese
nuusbriewe,
nuusflitse en SMS-
boodskappe oor
graanverwante
aangeleenthede en
vergaderings word
aan lede gestuur.